Seit dem 27.11.2020 sind alle Lieferanten des Bundes gemäß der E-Rechnungsverordnung verpflichtet, bei Direktaufträgen ab einem Betrag von 1.000 Euro netto ihre Rechnungen in elektronischer Form einzureichen. Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht geht auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU zurück und folgt den EU-Anforderungen zur Erhöhung der Steuertransparenz und zur Bekämpfung von Steuerbetrug. In zahlreichen EU-Mitgliedstaaten ist die Nutzung der E-Rechnung bereits für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben. Deutschland weitet diese Vorgabe nun auch ab dem 1. Januar 2025 auf den privaten Sektor aus, um die Digitalisierung in der Unternehmensverwaltung voranzutreiben und internationale Standards zu erfüllen. Für inländische Unternehmen erhöhen sich damit die Anforderungen für die Übermittlung von B2B-Umsätzen, sprich für Transaktionen zwischen Unternehmen, bspw. bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen. Die rechtliche Grundlage hierzu wurde im März dieses Jahres im Zuge des Wachstumschancengesetzes verabschiedet. Damit folgt Deutschland dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten und einiger Drittländer, in denen die E-Rechnung bereits als Standard im Geschäftsverkehr etabliert ist.
Die E-Rechnung
Bei einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) handelt es sich um eine digitale Rechnung, die in einem maschinenlesbaren XML-Format erstellt wird und den Austausch ohne Medienbrüche ermöglicht. Sie wird elektronisch übermittelt und empfangen, wodurch eine automatisierte Weiterverarbeitung sichergestellt ist. Im Gegensatz zu Rechnungen auf Papier oder in Bilddateien wie PDF ermöglicht die E-Rechnung eine durchgängige digitale Verarbeitung vom Rechnungssteller bis zur Auszahlung. Die automatisierte Verarbeitung minimiert Fehler und erhöht gleichzeitig die Effizienz im Bearbeitungsprozess bei Transaktionen, was langfristig sowohl Zeit als auch Kosten spart.
E-Rechnungen werden über elektronische Kanäle versendet, um Manipulationssicherheit und Effizienz zu gewährleisten. In Deutschland ist hierfür das PEPPOL-Netzwerk vorgesehen – ein standardisiertes System für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten innerhalb der EU. Hinsichtlich des Formats muss die E-Rechnung in einer strukturierten Form wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen, die den maschinellen Import und die automatische Verarbeitung ermöglicht. Diese Formate enthalten alle erforderlichen Informationen in einem strukturierten Datensatz, der direkt in Buchhaltungssysteme übernommen werden kann.
Übergangsregelungen und Möglichkeiten der Umsetzung
Einhergehend mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes stellte sich für Unternehmen die Frage, wie die Umstellung auf die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen erfolgen soll. Um die Einführung zu erleichtern, wurden Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2028 festgelegt, die den Rechnungsausstellern schrittweise Anpassungen ermöglichen sollen. Für die Jahre 2025 und 2026 sind sonstige Rechnungen, sprich in Papierform oder als PDF, JPG o. Ä., sowie Rechnungen im EDI-Format, unter Zustimmung des Empfängers gestattet. Gleichzeitig muss es für Rechnungsaussteller aber möglich sein, ohne Zustimmung des Empfängers eine E-Rechnung zu erstellen, sprich Empfänger einer E-Rechnung müssen diese auch vorrangig bearbeiten. Eine Archivierung aller E-Rechnungen muss entsprechend bis 2025 unbedingt gewährleistet sein.
Ab 2027 und einem Vorjahresumsatz ab 800.000 Euro sind B2B-Umsätze dann nicht mehr in Papierform, als PDF oder JPG zu übermitteln – EDI-Formate sind dennoch im Jahr 2027 möglich. Unternehmen unterhalb dieser Schwelle können weiterhin ihre Rechnungen über konventionelle Formate (Papier, PDF, JPG etc.) übermitteln. Doch auch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unterhalb der genannten 800.000 Euro greift diese Ausnahmeregelung ab 2028 nicht mehr – auch sie sind dazu verpflichtet, auf E-Rechnung umzustellen. Darüber hinaus gelten auch EDI-Formate ab 2028 sowohl für Unternehmen unterhalb als auch oberhalb der Schwelle nicht mehr, d. h. ausschließlich E-Rechnungen sind zur Übermittlung von B2B-Transaktionen gestattet. Auch Kleinunternehmern oder Unternehmen im B2C-Geschäft wird geraten, bis 2025 den Empfang solcher E-Rechnungen zu gewährleisten, wobei im B2C weiterhin der Endverbraucher einer elektronischen Rechnungsstellung zustimmen muss.
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweisen oder steuerfreien Leistungen gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG fällt die E-Rechnungspflicht weg, sprich Rechnungen in Papierform, als PDF oder JPG sind hierbei gestattet. Weitere gesetzliche Vorschriften sind in §14 UStG Ausstellung von Rechnungen geregelt.
Wer Genaueres dazu lesen will, kann sich beispielsweise unter diesem Link auf der Seite der IHK Darmstadt oder auf den Seiten anderer Handelskammern einlesen, auf denen die Infos nochmal in ausführlicher Form dargelegt werden.
Hinsichtlich der Umsetzung steht es Unternehmen relativ frei, wie eine solche E-Rechnung übermittelt werden kann. Es macht aber Sinn, sich mit Zulieferern und Geschäftspartnern auf eine Möglichkeit zu einigen. Mögliche Optionen hierfür sind der Versand per E-Mail, der Datenaustausch über eine elektronische Schnittstelle, ein zentraler Speicherort innerhalb eines Konzerns oder der Download über ein Internetportal. Für den Empfang genügt häufig bereits ein E-Mail-Postfach. Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen beträgt zunächst 10 Jahre, wobei sich diese Frist künftig aufgrund möglicher Änderungen der Rechtslage noch ändern könnte. Unternehmen, die sich zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht mit der E-Rechnung beschäftigt haben, sollten das dringend nachholen, angefangen bei einer umfassenden Status-quo-Analyse zu den aktuellen Rechnungsprozessen bzgl. der Formate und der Standards – das Einbeziehen von Partnerunternehmen und Zulieferern wird hierbei auch notwendig sein. Anschließend gilt es, die IT-Infrastruktur und die Mitarbeitenden auf die bevorstehende Veränderung vorzubereiten, sodass der Empfang und die Verarbeitung anstehender E-Rechnungen keine Probleme darstellen und andere Unternehmensprozesse weiterlaufen können.
Fazit
Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend eingeführt. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Effizienz in der Rechnungsabwicklung deutlich zu steigern und gleichzeitig die Steuertransparenz zu erhöhen. Durch die verbindliche Einführung der E-Rechnung soll zudem die Digitalisierung im Bereich der Finanz- und Geschäftsprozesse weiter vorangetrieben werden, was Unternehmen eine präzisere Kontrolle und eine schnellere, automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Langfristig trägt dies zur Modernisierung und Vereinfachung des gesamten Wirtschaftsverkehrs bei und dient auch als Vorbereitung für die anstehenden elektronischen Meldeverfahren (E-Reporting) in den kommenden Jahren.
Genaueres zum Geltungsbereich oder den Anforderungen können Sie auf der Seite des Bundesministeriums der Justiz nachlesen, auf der die jeweiligen Paragraphen der Verordnung stehen. Auch gibt es detailliertere Informationen über die E-Rechnung im B2B oder nochmal eine anschauliche Übersicht jeweils hier und hier, auf der Seite des Bundesministeriums des Innern und für Heimat.
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